El Servicio de Impuestos Internos (IRS) anunció un ajuste extraordinario en las tarifas estándar de millaje para 2026, motivado por el incremento sostenido en los costos de combustible. A partir del 1 de julio de 2026, la tarifa de millaje para viajes de negocios aumenta a 76 centavos por milla, marcando uno de los pocos años en que las empresas deberán aplicar dos tarifas distintas al calcular deducciones y reembolsos por desplazamientos laborales.
El ajuste afecta también las tarifas aplicables a viajes por atención médica y mudanzas, mientras que la tarifa para actividades caritativas permanece sin cambios. El IRS destacó que la actualización busca reflejar de manera más precisa los costos operativos de vehículos utilizados para fines laborales y comunitarios.
Tarifas de millaje actualizadas para 2026
Las tarifas vigentes para el año fiscal 2026 quedan establecidas de la siguiente manera:
1 de enero – 30 de junio
- Business: 72.5¢
- Medical Care: 20.5¢
- Charitable Work: 14.0¢
1 de julio – 31 de diciembre
- Business: 76.0¢
- Medical Care: 23.5¢
- Charitable Work: 14.0¢
El incremento en la tarifa de negocios representa un ajuste significativo para empresas con empleados en carretera, flotas de vehículos o propietarios que utilizan sus automóviles personales para actividades laborales.
Actualización de políticas internas y registros
El IRS recomienda que las empresas revisen sus políticas de reembolso y sistemas de registro ante el cambio de tarifa. La consistencia en el seguimiento de millas es fundamental para evitar errores en deducciones y garantizar el cumplimiento normativo.
Los registros deben incluir fecha, destino, propósito del viaje y millas recorridas. El uso de aplicaciones de seguimiento o sistemas corporativos de gastos puede facilitar la gestión cuando múltiples empleados reportan millaje.
Viajes que califican como millaje de negocio
El IRS recuerda que califican como viajes de negocio aquellos destinados a:
- Reuniones con clientes
- Visitas a obras o sitios de trabajo
- Traslados entre sedes de la empresa
- Asistencia a eventos corporativos
- Entregas o recogida de suministros
El desplazamiento habitual entre el hogar y el lugar de trabajo no califica como millaje deducible.
Gastos adicionales: estacionamiento y peajes
Las tarifas de estacionamiento y peajes relacionados con actividades laborales son deducibles además de la tarifa estándar de millaje. Para empresas con personal que viaja con frecuencia, estos gastos pueden acumularse de manera significativa a lo largo del año.
Políticas de reembolso y documentación
Las empresas deben contar con políticas claras que definan:
- Qué viajes son reembolsables
- Qué documentación debe presentar el empleado
- Cómo se procesan las solicitudes de reembolso
Una política escrita ayuda a evitar inconsistencias entre departamentos y garantiza un tratamiento uniforme de los gastos.
Separación entre uso personal y empresarial
Cuando los empleados utilizan vehículos corporativos para fines personales, ese uso puede constituir compensación imponible. Por ello, mantener registros precisos es esencial tanto para la declaración de impuestos de la empresa como para los informes de nómina.
Método estándar vs. gastos reales
Aunque el método estándar de millaje es conveniente, no siempre es el más eficiente desde el punto de vista fiscal. Vehículos de alto costo —como camionetas, SUVs o vans— pueden generar deducciones mayores mediante el método de gastos reales y depreciación. Las decisiones tomadas cuando un vehículo se pone en servicio pueden influir en deducciones futuras.
Propiedad del vehículo y tratamiento fiscal
El tratamiento fiscal varía según si el vehículo es:
- Propiedad de la empresa
- Arrendado por la empresa
- Propiedad personal del empleado o accionista
A medida que una empresa crece y adquiere vehículos, conviene revisar si la estructura de propiedad sigue siendo la más adecuada.
Consideraciones adicionales
El IRS recuerda que:
- Las tarifas aplican a vehículos de gasolina, eléctricos, híbridos y diésel.
- Los empleados no pueden reclamar deducciones detalladas por millaje no reembolsado.
- Las deducciones por mudanza solo aplican en casos limitados para miembros activos de las Fuerzas Armadas.
- Los reembolsos correctamente estructurados no se consideran salarios imponibles.
