El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos publicará una versión revisada del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Entre las mejoras al formulario se encuentra una casilla de verificación que los empleadores inscritos en E-Verify pueden usar para indicar que examinaron de forma remota los documentos de identidad y autorización de empleo bajo un procedimiento alterno autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) descrito a continuación.
El 21 de julio de 2023, DHS anunció una regla final en el Registro Federal que reconoce la terminación de las flexibilidades temporales de COVID-19 a partir del 31 de julio y otorga a DHS la autoridad para autorizar opciones alternas para que los empleadores examinen la documentación del Formulario I-9.
Al mismo tiempo, DHS también publicó un documento conjunto en el Registro Federal que describe y autoriza a los empleadores inscritos en E-Verify la opción de examinar de forma remota la identidad de sus empleados y los documentos de autorización de empleo bajo un procedimiento alterno autorizado por DHS.
El documento del Registro Federal proporciona una alternativa para que ciertos empleadores examinen de forma remota los documentos del Formulario I-9 en lugar de examinarlos en persona, como se requiere actualmente.
Para participar en el examen remoto de los documentos del Formulario I-9 bajo el procedimiento alterno autorizado por DHS, los empleadores deben estar inscritos en E-Verify, examinar y conservar copias de todos los documentos, comunicarse en vivo por medio de video con el empleado y crear un caso de E-Verify si el empleado es una nueva contratación.
Los empleadores que participaban en E-Verify y crearon un caso para los empleados cuyos documentos fueron examinados durante las flexibilidades de COVID-19 (20 de marzo de 2020 al 31 de julio de 2023), pueden optar por utilizar el nuevo procedimiento alterno a partir del 1 de agosto de 2023 para cumplir con el requisito de examen de documentos físicos antes del 30 de agosto de 2023.
Los empleados que no estaban inscritos en E-Verify durante las flexibilidades de COVID-19 deben examinar físicamente los documentos en persona antes del 30 de agosto de 2023.
El Formulario I-9 revisado:
- Reduce las secciones 1 y 2 a una sola hoja;
- Está diseñado para ser completado en tabletas y dispositivos móviles;
- Cambia el área de Certificación de Preparador/Traductor de la Sección 1 a un suplemento separado e independiente que los empleadores pueden proporcionar a los empleados cuando sea necesario;
- Cambia la Sección 3, Reverificación y Recontratación, a un suplemento independiente que los empleadores pueden imprimir si se produce una nueva contratación o si se requiere una nueva verificación;
- Revisa la página Listas de Documentos Aceptables para incluir algunos recibos aceptables, así como orientación y enlaces a información sobre extensiones automáticas de la documentación de autorización de empleo;
- Reduce las instrucciones del formulario de 15 a 8 páginas; e
- Incluye una casilla de verificación que permite a los empleadores indicar que examinaron la documentación del Formulario I-9 de forma remota bajo un procedimiento alterno autorizado por DHS en lugar de a través de una revisión en persona.
El Formulario I-9 revisado (fecha de edición 08/01/2023) entrará en vigor el 1 de agosto de 2023. Los empleadores podrán usar el Formulario I-9 actual (fecha de edición 10/21/2019) hasta el 31 de octubre de 2023.
